漫谈按件整理档案的衍生问题及数字化条件下的应对措施

发布时间:2022-06-30 15:02:06

导语:近些年来,全国各级档案馆接收按件整理档案的数量不断增多,馆藏按件整理档案的数量占比也大幅增长,有的省级档案馆馆藏按件整理档案多达数百万件。

2000年,国家档案局发布档案行业标准《归档文件整理规则》,2015年经修订再次发布,并自201661日起实施。经过20多年的推行,全国各级各类机关、团体、企事业单位对现行文书档案的整理基本上已确立按件整理的模式,并已累积形成海量的按件整理的各类档案。近些年来,全国各级档案馆接收按件整理档案的数量不断增多,馆藏按件整理档案的数量占比也大幅增长,有的省级档案馆馆藏按件整理档案多达数百万件。

根据笔者调研,在这个过程中,按件整理档案接收量或馆藏量较大的档案馆越来越感受到按件整理档案所带来的巨大压力和负担。主要表现为两点。

一是进馆档案接收入库的清点工作量猛增。相较于按卷整理档案的清点,按件整理档案的清点工作量是其20倍左右。而进馆档案数量清点是各级档案馆必须把好的第一关,既不能实施外包,又不能纯粹依托移交单位或整理公司的清点,必须由各级档案馆组织工作人员亲力亲为、逐件清点。有的地方档案馆新馆刚刚建成投入使用,面临长期积压到期应进馆档案大批量进馆的繁重任务,其中按件整理档案一年内进馆量有的多达130多万件,按11天清点6000件计算,安排5个人全程负责清点工作也需要40多天,其工作量可想而知。

二是按件整理档案进馆后的后续管理面临着越来越大的压力。主要有两种情况。一种情况是,当库房管理人员调岗或离任时如何顺利完成交接清点的问题。假设某库房管理人员管理40万件档案,调岗时须与新接手人员办理交接清点,这一清点过程大约需要耗时66天,在实际操作中几乎很难达成。另一种情况是,对馆藏库存定期清点或盘点顺利实施到位的问题。假设某馆馆藏按件整理档案400万件(尚不考虑按卷整理的档案),安排5个人全程负责清点,也需要132天。按1250个工作日计算,这5个人专门开展清点工作也要耗去大半年时间。

确保馆藏档案数量无差错、无遗漏是各地档案馆永久保管档案的前提和基础,也是档案工作者履行为党管档、为国守史、为民服务职责使命的底线要求。但面临的现实情况是,少数地方档案馆连最基本的入库清点、交接清点、定期清点都很难实施到位。

《归档文件整理规则》发布的初衷有3点:一是按卷整理档案导致涉密件与非涉密件、开放件与控制件组合一起、装订成卷,在提供利用时存在安全隐患;二是组卷装订后不便于提供复印、扫描和开展数字化加工;三是按件管理可减少检索层次,提高档案利用效率。如今,在档案数字化条件下,这些问题都已迎刃而解。也就是说,即使是按卷整理档案,在数字化条件下也能实现点对点的单件提供利用,而且更加高效快捷。基于此,档案按卷整理模式是不是可以恢复呢?或在按件整理基础上作出新的调整和应对,以摆脱进馆档案和馆藏档案清点上的困境?

对此,笔者粗略提出3个处置方向,供大家思考。

一是《归档文件整理规则》发布时,国家档案局并没有明确废除或禁止档案按卷整理模式,二者应该是并行的,也是可以转换的。鉴于此,在对档案开展整理并同步开展数字化加工时,针对可以采取按卷整理模式的档案,是否只需在整理步骤上嵌入数字化加工环节?即在组卷后、装订前实施数字化,数字化完成后再予装订。但若只是对档案开展整理而不实施数字化,那最好还是采取按件整理模式,以便后期开展数字化加工。

二是适用《归档文件整理规则》采用按件整理模式的档案,可考虑在数字化加工后再对每盒档案进行固化整理,以便后期档案清点和安全管理。具体办法是,将每一盒内的归档文件附上封面、盒内文件目录以及备考表,一并装订成册;备考表上由立档单位整理人员或者检查人员标注此盒共有多少件文件并签字确认;进馆时以盒为单位进行清点接收,进馆后以盒为保管单位进行管理。

三是对已完成数字化加工的按件整理档案不再进行固化整理,而是直接以盒为单位进行整体透明塑封,进馆时以盒为单位进行清点接收,进馆后以盒为保管单位进行管理。平时利用原则上只提供档案数字化副本,确须使用档案原件时可拆除塑封,在利用完毕并归盒后再予塑封。

以上3个大致处置方向还有待进一步细化完善和推演论证,也不一定科学可行。但是,档案按件整理衍生问题已然存在并将日趋凸显,长此以往必将给各级档案馆的基础管理工作带来沉重负担和安全压力,因此,殷切期望相关档案主管部门予以高度关切和重视,研究拟定出切实可行的解决办法。

 

    原载于《中国档案报》202269日 总第3841期 第三版


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